Archivar correos en cuentas IMAP
Las cuentas de correo configuradas con protocolo IMAP almacenan todos los mensajes en el servidor, no en tu ordenador. Esto es muy cómodo porque puedes consultar el mismo correo desde el móvil, el portátil o el webmail y siempre verás lo mismo, pero tiene una contrapartida: el espacio de tu buzón es limitado (según el plan de hosting o Microsoft 365/Google Workspace contratado) y, si no lo gestionas, acaba llenándose.
Cuando un buzón IMAP se llena, dejas de poder recibir correo nuevo hasta que liberes espacio. Por eso conviene revisar de vez en cuando las carpetas con más volumen (Recibidos, Enviados, Papelera) y archivar los mensajes antiguos que ya no necesitas tener "en caliente" en el servidor.
Archivar no significa borrar: significa mover esos correos a un almacenamiento local en tu equipo, donde siguen disponibles pero ya no ocupan espacio en el servidor. A continuación tienes el proceso según el programa de correo que uses.
Antes de empezar: ordena por tamaño o por fecha
En casi cualquier cliente de correo puedes cambiar el criterio de ordenación de la bandeja. Te recomendamos ordenar por tamaño si quieres liberar espacio rápido (los correos con adjuntos grandes son los que más pesan) o por fecha si prefieres archivar todo lo anterior a una fecha concreta.
Microsoft Outlook (versión clásica para Windows)
- Selecciona la carpeta donde quieres archivar correos.
- Haz clic en un correo para seleccionarlo. Con la tecla Mayús pulsada puedes seleccionar un rango completo (clic en el primero, Mayús + clic en el último); con Ctrl puedes ir añadiendo correos sueltos no consecutivos.
- Con los correos seleccionados, pulsa el botón Archivar de la pestaña Inicio (o botón derecho → "Archivar"). Outlook los moverá a tu archivo de datos local (.pst), normalmente a una carpeta "Archivo" que se crea automáticamente.
- Si prefieres elegir tú la carpeta destino, usa botón derecho → "Mover" → "Copiar a carpeta..." y selecciona una carpeta dentro de "Carpetas locales" o de tu archivo .pst.
Outlook también permite automatizar este proceso: en Archivo → Configuración de Auto-archivado puedes indicar cada cuántos días se archivan los correos y a partir de qué antigüedad, sin tener que hacerlo manualmente cada vez.
Nuevo Outlook (la versión unificada de Microsoft 365)
- Selecciona el correo o correos que quieras archivar (clic + Mayús/Ctrl igual que en la versión clásica).
- Pulsa el icono de Archivar en la barra de herramientas superior, o botón derecho → "Archivar".
- El nuevo Outlook no usa archivos .pst locales: mueve los correos a la carpeta "Archivo" de tu cuenta. Sigue contando para tu cuota si tu correo es IMAP puro, así que si quieres liberar espacio de verdad, mejor usa "Mover a" y elige una carpeta en Carpetas locales (si tu cuenta la tiene configurada) o exporta esos correos con Archivo → Abrir y exportar → Importar/Exportar → "Exportar a un archivo".
Outlook para Mac
- Selecciona los correos (clic + Mayús o Cmd para selección múltiple).
- Arrastra los correos seleccionados a una carpeta local, o usa el menú Mensaje → Mover y elige la carpeta destino.
- Para que una carpeta sea realmente local (y no cuente en la cuota del servidor), créala desde Buzón → Nueva carpeta y asegúrate de ubicarla "En mi Mac" en lugar de dentro de tu cuenta IMAP.
Mozilla Thunderbird
- Selecciona los correos que quieras archivar.
- Pulsa la tecla A (atajo de archivado) o el botón "Archivar" de la barra de herramientas.
- Thunderbird los moverá automáticamente a una carpeta local "Archivo" organizada por año y mes, dentro de "Carpetas locales".
Si después de archivar sigues teniendo problemas de espacio en tu buzón, o quieres que revisemos la cuota contratada para tu cuenta de correo, puedes contactar con nuestro equipo de soporte.