Cuando se tiene dos cuentas en Microsoft Outlook, ¿cómo se hace para separar el correo?

Hay dos soluciones para este problema:

- Configurar un filtro para separar los correos.

- Crear un Perfil.

 

Configurar un filtro para separar los correos.

Objetivo.-


En este caso, el propósito es crear una nueva carpeta de mensajes y configurar un filtro para que los correos provenientes de una de las cuentas de correo se almacenen en ella.

Proceso de configuración.-


Para ello hay que realizador dos tareas:

- Crear una nueva carpeta. Es sencillo:

  1. Hacemos clic con el botón derecho del ratón en "Carpetas personales" (en el margen izquierdo, donde cuelgan las Bandejas de Entrada, Salida, ...)
  2. Seleccionamos la opción "Nueva carpeta ..."
  3. Le damos un nombre (por ejemplo, Bandeja de entrada 2)
  4. Aceptar, y ya nos aparece la nueva carpeta en nuestro árbol de carpetas de Microsoft Outlook.


- Crear filtro. Los pasos son:

  1. Herramientas > Reglas y alertas...> botón "Nueva regla ... "
  2. Nos aparece el Asístente para crear reglas de correo. Elegimos la opción "Iniciar desde una regla en blanco".
  3. Seleccionamos "Comprobar los mensajes cuando lleguen" y clic en Siguiente.
  4. En paso 1, marcamos "a través de la cuenta especificada" y en paso 2, hacemos clic en el enlace "especificada". Elegimos la cuenta que queremos filtrar para separar los correos. Clic en "Siguiente".
  5. En paso 1, marcamos "mover a la carpeta especificada" y en paso 2, hacemos clic en el enlace "especificada" y seleccionamos la carpeta que hemos creado anteriormente. Clic en Aceptar y Siguiente.
  6. En principio, no marcamos ningún tipo de "excepción" y clic en "Siguiente".
  7. En paso 1, podemos especificar un nombre para esta regla o dejar el nombre por defecto. Nos aseguramos que esté activa la opción "Activar esta regla" y pulsamos "Finalizar" y "Aceptar".

Ya lo tenemos, ahora sólo comprobar si funciona correctamente. Si no funciona repasar los pasos de cómo crear el filtro.

Ventajas e inconvenientes de esta solución.-


Ventajas: 

  • Es más sencillo configurar.
  • No tienes que cambiar de sesión para leer una y otra cuenta.

Inconvenientes:

  • Separamos los mensajes que recibimos, pero los mensajes que se envían no se separan ya que se almacenan todos en la bandeja de "Elementos enviados".
  • Cuando se envían mensajes, por defecto, siempre se envían con la cuenta configurada como "predeterminada". Si queremos enviar usando la segunda cuenta hay que cambiarlo (en la barra de botones, hacer clic en "Cuentas" y elegir la otra) antes de enviar el mensaje.

 

Crear un Perfil.

Objetivo.-


Se crean accesos independientes al programa Microsoft Outlook, uno para cada cuenta de correo. En cada uno de estos accesos tenemos nuestras bandejas de correo independientes y nuestra libreta de direcciones independiente.

Proceso de configuración.-


En primer lugar, si ya teníamos configurada las dos cuentas, hay que quitar una de ellas ya que la vamos a configurar en un nuevo "perfil", así que:

  1. Herramientas > Cuentas de correo electrónico ...
  2. Elegimos la opción "Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes" y Siguiente.
  3. De las dos cuentas, seleccionamos la cuenta de correo que vamos a eliminar y hacemos clic en el botón "Quitar". Confirmamos con un Sí. Y pulsamos el botón "Finalizar".

A continuación vamos a crear el nuevo "perfil", siguiendo los siguientes pasos:

  1. Cerramos el Microsoft Outlook, y vamos a botón de Inicio de Windows y buscamos el "Panel de Control"
  2. Dentro del Panel de Control, elegimos "Cuentas de Usuario" y clic en icono Correo (si usamos la "vista clásica" del Panel de control, entonces hacemos doble clic en el icono Correo).
  3. Clic en el botón "Mostrar perfiles..."
  4. Clic en "Agregar..."
  5. Le damos un nombre al perfil (el que se quiera) y Aceptar.
  6. Se abre el Asistente para configurar la cuenta de correo. Si no recordamos como se hace, sigue nuestra ayuda a partir del punto 2:
    ¿Cómo se configura mi cuenta de correo en el Microsoft Outlook?
  7. Ya tenemos creado el perfil y configurado la cuenta de correo. Regresamos a la ventana donde habíamos hecho clic en Agregar. Marcamos la opción "Solicitar un perfil" y Aceptar.
Gestión de las dos cuentas de correo.-


Ahora cuando abrimos el Microsoft Outlook se abre una ventana inicial donde tenemos que elegir el "perfil" con el cual queremos acceder. Una vez seleccionado y aceptado, podemos leer y enviar correo, así como realizar todas las tareas que queramos con la cuenta de correo que tenemos configurada en dicho perfil.
Desgraciadamente para poder leer la otra cuenta no queda otro remedio que cerrar el Outlook, volver a abrirlo, y elegir el otro perfil.

Ventajas e inconvenientes de esta solución.-


Ventajas:

  • Tenemos totalmente independizado una cuenta de correo de la otra, ya que tenemos carpetas de correo distintas y libreta de direcciones distintas.


Inconvenientes:

  • Puede resultar más compleja la configuración y gestión de las cuentas.
  • A veces resulta incómodo tener que estar cerrando y abriendo el Outlook constantemente para cambiar de uno a otro perfil. 

 

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