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¿Cómo organizar mis correos?

Introducción

Un problema que ocurre muy a menudo con los programas de correo más utilizados, Outlook Express o Microsoft Outlook, es que si no organizamos nuestro correo se pueden producir errores y perder información.
Por ejemplo, es muy frecuente tener la Bandeja de Entrada llena hasta los topes, con correos almacenados incluso de varios años. Esto provoca que con el tiempo la bandeja pueda llegar al límite de su capacidad (2 Gbytes ) o bien simplemente producirse algún error en la carpeta al tener un archivo tan pesado. En ambos casos, si se produce algún error, podemos perder parte de los correos almacenados.

Por ello, vamos a dar una serie de recomendaciones para organizar mejor los correos, así como realizar copias de seguridad de nuestros mensajes.

Organizar nuestro correo en nuevas bandejas o carpetas de correo

Es conveniente tener en la bandeja de entrada sólo los correos más recientes. El resto de correos se pueden mover a otras bandejas. Tenemos la bandeja Guardados, que nos puede servir, pero aún así podemos crear nuestras propias bandejas para organizar mejor los correos.

Outlook Express

Para crear una nueva bandeja:

1. Hacemos clic con el botón derecho del ratón en “Carpetas locales” (de la que cuelgan el resto de bandejas), y elegimos “Nueva carpeta…”
2. Escribimos el nombre que queramos darle (p.e. Correo 2008 para almacenar nuestro correo de ese año) y Aceptar
3. Ya tenemos una nueva carpeta donde almacenar correo (como Outlook Express crea un fichero diferente para cada carpeta, podemos almacenar en ella hasta 2 Gbytes de correo).

Luego, para mover correos a la nueva carpeta, la forma más fácil y rápida es la siguiente:

- Si los correos que queremos mover están todos consecutivos (uno detrás del otro):

1. Marcamos el primero con el ratón, y marcamos el último también con el ratón pero manteniendo la tecla de Mayúsculas pulsada (me refiero a la tecla encima de Ctrl, no la tecla “Bloq. Mayús”). De esta manera quedan todos seleccionados.
2. A continuación pulsamos botón derecho del ratón dentro de la selección de correos que hemos realizado, y elegimos “Mover a la carpeta …”
3. Elegimos la carpeta que hemos creado y Aceptar.

- Si los correos que queremos mover no están consecutivos, podemos seleccionar varios correos haciendo clic con el ratón, pero en este caso, manteniendo la tecla Ctrl pulsada.  Y luego seguimos los mismo pasos desde punto 2.

Microsoft Outlook

Para crear una nueva bandeja:

1. Con Microsoft Outlook, podemos hacer lo mismo. Botón derecho del ratón en “Carpetas personales” (de la que cuelgan el resto de bandejas), y elegimos “Nueva carpeta…”
2. Escribimos el nombre que queramos darle y Aceptar.
3. Ya tenemos la nueva bandeja.

Sin embargo, el problema es que Microsoft Outlook tiene un solo fichero para todas la bandejas (a diferencia de Outlook Express). Así que al crear estas bandejas, nos sirve para organizar mejor nuestro correo, pero seguimos teniendo el problema del tope máximo de correo almacenado (2 GBs en versión 2002 o inferiores, 20 GBs en versión 2003 y 2007, y 50 GBs en versión 2010) y de tener un fichero muy pesado donde pueden producirse errores.

Crear un archivo de datos Outlook

Si queremos solucionar estas limitaciones tenemos que crear un nuevo fichero Outlook.  Para ello, haríamos lo siguiente:

1. Archivo > Nuevo … > Archivo de datos Outlook …
2. Nos pide el tipo de almacenamiento. Elegimos el primero “Carpetas personales de Office Outlook” (a excepción de que tengamos que compatibilizar con versiones anteriores de Outlook).
3. Le damos un nombre a este nuevo archivo Outlook (podemos dejar el nombre que viene por defecto) y Aceptar.
4. Le damos un “Nombre", en este caso, es el nombre de la carpeta que aparecerá dentro del árbol de carpetas de correo (p.e. podemos darle el nombre de Correo 2008 si queremos almacenar el correo de ese año).
5. El resto de opciones (configuración de cifrado y contraseña), las dejamos por defecto y Aceptar.

Ya tenemos creado nuestro nuevo archivo de datos. Nos aparece a la izquierda. Si hacemos clic en el signo más, nos muestra las carpetas que hay dentro. Por defecto aparece “elementos eliminados” y “carpeta de búsqueda”. Ahora podemos crear las demás carpetas que queramos (como ya hemos explicado al principio, botón derecho, y Nueva carpeta…)

Para mover los correos a este nuevo archivo de datos seguimos las instrucciones que ya hemos indicado arriba para el Outlook Express. Simplemente hay que fijarse bien en el último paso y elegir la carpeta correcta dentro de nuestro nuevo archivo de datos.

 
Hacer copias de seguridad de nuestros correos.

Por otro lado, es conveniente realizar copia de seguridad de nuestros correos cada cierto tiempo para salvar nuestros correos de cualquier imprevisto.
Para ello, puede seguir este enlace donde se explica paso a paso como hacerlo:

¿Cómo hacer copias de seguridad de nuestros correos?